Patrick Lencioni, reconocido experto en liderazgo y gestión del cambio, explica: “Si alguien te dice que solo tienes una hora para investigar una empresa, yo no miraría su contabilidad. Me gustaría ver al equipo ejecutivo durante una reunión de una hora. Si es clara y enfocada y los miembros del consejo son entusiastas, yo diría que ésta es una buena compañía y que vale la pena invertir en ella”.
Una reunión es un reflejo de la eficacia de un equipo y a nivel fractal una potente imagen de la cultura de toda la organización y de la gestión de sus recursos más valiosos.
Le invito a preguntarse: ¿Cuánto tiempo pasa usted reunido a la semana? y ¿Cómo es la calidad de la reunión y de las decisiones que se toman?.
La nueva era digital está provocando una aceleración en el modo de relacionarnos y una mayor interdependencia a todos los niveles.
Los proyectos cada vez son más complejos y no podemos hacer el trabajo en solitario. Necesitamos aprender a crear espacios de relación que favorezcan y faciliten una sinergia de ideas y soluciones para responder de forma ágil a las demandas internas y externas de las organizaciones.
Para gestionar y participar en este sistema variado y complejo del que formamos parte es necesario que las personas aprendamos a reunirnos e interactuar de forma eficaz.
La tecnología de mayor valor es la conexión y el intercambio entre las personas, así que ¡conectemos con un excelente ancho de banda. Clic para tuitear
Vivimos en un mundo veloz, con tiempo y plazos muy ajustados en los proyectos y con altas demandas de clientes y accionistas. En este entorno las reuniones se multiplican y muchas personas opinan que lo mas les hace perder el tiempo son las reuniones ineficaces, sin un objetivo claro o con temas recurrentes y sin una toma de decisiones de calidad que indique que ha merecido la pena reunirse.
Si en las empresas no se improvisan con el tiempo de los proyectos y se miden las horas invertidas, parece lógico no improvisar con el tiempo de las personas y aprender a reunirse de modo productivo, desarrollando al máximo el talento y la inteligencia colectiva de los equipos.
Entonces... ¿Cómo son las reuniones de calidad que impulsan la transformación cultural? Clic para tuitear
El pasado 28 de septiembre en Madrid Network, tuve el placer de facilitar a un numeroso grupo de empresas una jornada muy práctica orientada a la transformación cultural a través de las reuniones. A continuación puede leer una síntesis de lo que vivimos y aprendimos.
Para entender la cultura que respira la empresa hay que buscar e identificar las huellas que definen su ADN y que se encuentran en las acciones, los rituales, las reglas no escritas, los procesos que creamos y los que evitamos, el clima en cada departamento, la organización, el tratamiento de la información, la arquitectura y sobre todo el modo en que nos relacionamos, resolvemos en la incertidumbre, tomamos decisiones en las reuniones y las llevamos a cabo.
Por tanto, el primer paso para cada empresa es conocer su tipo de cultura predominante, lo que les hace únicos y como ese ADN auténtico y característico se refleja de manera concreta en sus sistemas globales.
- ¿Existe una fuerza motivadora con una visión clara y potente?
- ¿Hay directrices claras de cómo hacer las cosas, quién es el responsable, los plazos, el objetivo y la misión?
- ¿Existe una inercia en los hábitos de funcionamiento o hay apertura hacia los cambios, las influencias y las oportunidades del entorno?
- ¿Se priorizan las reuniones 1 a 1 o en grupo?
- ¿Qué tipo de información se comparte y cómo fluye entre los departamentos?
- ¿Cómo los procedimientos facilitan el flujo libre de ideas y la creatividad? ¿Cómo es la calidad de las conversaciones?
- ¿Es un clima participativo, generoso, conciliador, solidario?
- ¿Cómo es el reconocimiento y la celebración de los logros?
- ¿Las reuniones son una lluvia de ideas o están enfocadas un plan de acción?
- ¿Se resuelven los conflictos o se evitan?
- ¿Es una cultura de aprendizaje y trabajo en red?
- ¿Hay una orientación a resultados?
- ¿Que se hace con el error?
Es clave ser conscientes de las fortalezas personales, de equipo y de organización y también ampliar la visión a diferentes maneras de hacer para ser capaces de mantener lo que funciona y aprender nuevas habilidades que permitan a las organizaciones evolucionar y a las personas aumentar su registro de liderazgo.
Tras descubrir el mapa general de tipos culturales, el siguiente paso es unir las fortalezas de cada situación para crear un impacto cultural transformador en los equipos y en la organización.
¿Cómo lo hicimos?
Los participantes aprendieron la metodología de reuniones delegadas del reconocido experto en transformación cultural Alain Cardon.
Este proceso permite superar de forma rápida las dificultades más habituales de las reuniones a la vez que el equipo que se reúne aprende nuevas habilidades que impulsan la corresponsabilidad, la delegación, la innovación, el compromiso y una participación activa en la toma de decisiones y los resultados, traduciéndose esto en una transformación cultural global.
La delegación efectiva en los equipos se traduce en proactividad responsable, en resultados y en un clima óptimo de relación Clic para tuitear
Para ello se ponen en práctica diferentes roles que sirven para: facilitar la preparación, optimizar el desarrollo del encuentro y terminar con una toma de decisiones que conduce a un plan de acción consensuado, con fechas límite y pilotos recordatorios.
Rol: Optimizar la energía y crear un clima adecuado
“Lo que bien empieza, bien acaba”.
Una reunión bien preparada permite saber para que se celebra la reunión, quien debe acudir, el tiempo que se va a emplear y la agenda del día. De este modo los participantes saben lo que se espera de ellos ese día y pueden aportar ideas y soluciones más creativas a los temas propuestos e incluso innovar creando relaciones entre los asuntos del día.
El rol que gestiona la energía y fomenta una participación equitativa durante la reunión que permite al equipo mantener la motivación y la atención hacia los objetivos y al mismo tiempo desarrollan habilidades de liderazgo tan importantes como la escucha y la apreciación de opiniones diferentes en un clima de respeto y colaboración, que se traduce después en un mejor bienestar laboral en el trabajo del día a día.
¿Estás 100% presente en las reuniones? ¿Eres más espectador o participante? ¿Hay participación y equilibrio de tiempo en las intervenciones?
¿Cómo hacer que la relación entre diferentes personalidades (negativos, divagadores, acaparadores del tiempo, imaginativos) sea un recurso para el equipo y sus retos?
Rol: Mantener el foco en lo importante
Uno de los objetivos prioritarios de una reunión es llegar a una toma de decisiones conjunta que no pueden tomarse de manera individual.
Para lograr una buena implicación entre los participantes es fundamental que se sientan parte de la decisión y que tengan claro qué hacer después de la reunión y cúal es su misión.
Por ello es fundamental documentar por escrito las decisiones y los plazos de acción. Una reunión mal cerrada puede crear confusión, incertidumbre y retrasos en los objetivos.
Cuando un equipo aprende a focalizarse en cada tema de la agenda evitando la dispersión, aprende también a mantener una dirección clara en sus proyectos y una alineación con la ruta estratégica de la organización.
Si tuviera que reducir la agenda y solo pudiera tratar un tema en su siguiente reunión, ¿cuál es el tema con mayor impacto en la organización?
Rol: Que no nos coma el tiempo
Para cumplir los plazos con los clientes en muchas ocasiones apuramos hasta el final en la toma de decisiones y al sentir la presión es cuando nos ponemos las pilas, priorizamos y pasamos de las ideas a la acción.
Muchas reuniones parecen no tener fin y otras terminan con una acumulación de toma de decisiones al final cuando ya estamos agotados, al igual que ocurre en muchas ocasiones con los proyectos. Podemos decir que son las dos caras de la misma moneda.
Es importante que el control del tiempo en las reuniones sea nuestro aliado para que nos ayude a darnos cuenta de cómo lo empleamos cuando estamos juntos y así poder mejorar.
¿A qué temas dedicamos más tiempo? ¿Cuales son de manera recurrente los iniciales o quedan para el final? ¿Para qué sirven los “temas cansinos”?
Rol: Innovando dentro para innovar fuera
La innovación surge de la interacción entre las personas y para mantener viva y enérgica la organización es importante preguntarse habitualmente:
¿Cómo podemos funcionar mejor como equipo? ¿Qué nos puede impulsar a pensar de manera diferente, a mejorar nuestra comunicación, a gestionar mejor los procesos, a hacer más con menos….?
Con el proceso de reuniones delegadas se aprende a mantener una actitud de mejora y crecimiento continuo a través de una circularidad colectiva que inspira, impulsa y facilita la transformación de las personas, los equipos y la organización de modo sistémico y global, alineando valores, misión, objetivos, resultados y evolución continua.
Y ahora…. ¿Qué vas a hacer para mejorar tu organización?
Ponte en contacto conmigo y reserva una reunión sin compromiso para tratar los retos más importante de tu organización en este momento y explorar como estos procesos pueden ser una palanca de transformación y éxito para vuestros equipos.
+34 619 369 741 | coach@raquelblazquez.com
Hasta pronto y gracias.
Raquel Blázquez